Pogoji zasebnosti
POGOJI ZASEBNOSTI
Pogoji zasebnosti podjetja Sept, d. o. o., Kranj
POMEN POJMOV
Pogoji zasebnosti
Pogoji zasebnosti so interni akt podjetja Sept, d. o. o., Kranj (v nadaljevanju: obdelovalec) in veljajo za vsa pravna razmerja med njim in naročniki storitev (v nadaljevanju: upravljavec). Akt določa pravice in obveznosti obdelovalca in upravljavca pri upravljanju in obdelovanju osebnih podatkov posameznikov.
Osebni podatek
Osebni podatek pomeni katerokoli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom, ki je fizična oseba. Določen posameznik je tisti, katerega osebni podatki so določeni in obdelovani v skladu z nameni, ki jih določi upravljavec. Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti ter njegove osebne podatke obdelovati v skladu z nameni, ki jih določi upravljavec.
Posameznik
Posameznik je vsaka fizična oseba, katere osebni podatki so obdelovani na zakoniti ali pogodbeni podlagi med upravljavcem in tem posameznikom ali na podlagi izrecne privolitve, ki jo je posameznik dal upravljavcu.
Upravljavec
Upravljavec določa namene in sredstva obdelave v okviru svoje registrirane dejavnosti in/ali zakonskih pooblastil. Posameznik je vnaprej seznanjen, kdo je upravljavec osebnih podatkov in kdo je obdelovalec njegovih osebnih podatkov.
Obdelovalec
Obdelovalec obdeluje osebne podatke posameznikov v imenu upravljavca, po njegovih navodilih, v okviru zakonitih namenov in načinov obdelave.
Podobdelovalec
Podobdelovalec obdeluje osebne podatke posameznikov v imenu in po navodilih obdelovalca, v okviru zakonitih namenov in načinov obdelave.
Obdelava
Obdelava osebnih podatkov pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.
Omejitev obdelave
Omejitev obdelave pomeni označevanje shranjenih osebnih podatkov zaradi omejevanja njihove obdelave v bodoče.
Oblikovanje profilov
Oblikovanje profilov pomeni vsako obliko avtomatizirane obdelave osebnih podatkov, ki vključuje uporabo osebnih podatkov za ocenjevanje nekaterih osebnih vidikov v zvezi s posameznikom, zlasti za analizo ali predvidevanje uspešnosti pri delu, ekonomskega položaja, zdravja, osebnega okusa, interesov, zanesljivosti, vedenja, lokacije ali gibanja tega posameznika.
Psevdonimizacija
Psevdonimizacija pomeni obdelavo osebnih podatkov na tak način, da osebnih podatkov brez dodatnih informacij ni več mogoče pripisati specifičnemu posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, če se take informacije hranijo ločeno ter zanje veljajo tehnični in organizacijski ukrepi za zagotavljanje,
da se osebni podatki ne pripišejo določenemu ali določljivemu posamezniku.
Privolitev posameznika
Privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, pomeni vsako prostovoljno, izrecno, informirano in nedvoumno izjavo volje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s katero z izjavo ali jasnim pritrdilnim dejanjem izrazi soglasje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj.
Kršitev varstva osebnih podatkov
Kršitev varstva osebnih podatkov pomeni kršitev varnosti, ki povzroči namerno ali nezakonito uničenje, izgubo, spremembo, nepooblaščeno razkritje ali dostop do osebnih podatkov, ki so poslani, shranjeni ali kako drugače obdelani.
OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV
Podatki obdelovalca
IME PODJETJA: Sept, d. o. o., Kranj
NASLOV PODJETJA: Hrastje 68, Hrastje, 4000 Kranj
Matična številka: 5831601000
Davčna številka: 54000190
Odgovorna oseba za dajanje informacij v zvezi s tem aktom in varstvom osebnih podatkov je: Čapelja Andrej
Podobdelovalci
Obdelovalec ima sklenjene pogodbe o nadaljnji obdelavi osebnih podatkov posameznikov določenega upravljavca v primerih, ko ima za izvajanje svojih storitev zunanje obdelovalce, ki so v razmerju do upravljavca njegovi podobdelovalci. Obdelovalec je odgovoren za izbiro podobdelovalcev in skrbi, da
so zavezani k enaki ali višji stopnji varovanja osebnih podatkov, kakor to določajo slovenski predpisi in predpisi Evropske unije. Obdelovalec obvešča upravljavca o svojih obstoječih obdelovalcih ter o vsakokratni zamenjavi obdelovalcev ali najemu novih obdelovalcev. To stori z najavo objave novih pogojev zasebnosti, v katerih navede nove obdelovalce ter da upravljavcu na voljo trideset dni časa, da se izreče o spremembah, jih potrdi ali nasprotuje.
Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov
Obdelovalec ima pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov posameznikov določenega upravljavca v predhodno sklenjeni pogodbi med upravljavcem in obdelovalcem ali na podlagi drugega dogovora o naročilu storitve.
Obdelovalec je odgovoren, da so upravljavci seznanjeni s tem aktom in drugimi akti obdelovalca, kolikor urejajo področje obdelave osebnih podatkov posameznikov in/ali pogojev poslovanja za izvajanje naročenih storitev.
Upravljavec je odgovoren za zagotovitev ustreznih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov (zakoniti interes, pogodbeni interes in/ali izrecna privolitev posameznika).
Vrste osebnih podatkov
Obdelovalec obdeluje tiste osebne podatke, ki mu jih posreduje upravljavec. Obdelovalec nikoli ne obdeluje drugih osebnih podatkov posameznikov določenega upravljavca.
Nameni obdelave osebnih podatkov
Obdelovalec obdeluje osebne podatke posameznikov določenega upravljavca le za namene, za katere mu je upravljavec dal navodilo. Obdelovalec nikoli ne obdeluje osebnih podatkov posameznikov določenega upravljavca za druge namene.
Vloga upravljavca
Upravljavec je dolžan obdelovalcu dajati navodila za obdelavo tistih osebnih podatkov posameznikov, s katerimi upravlja. Upravljavec mora obdelovalcu jasno in nedvoumno dati informacijo, katere vrste osebnih podatkov in za katere namene lahko obdeluje.
Dokumentirana navodila upravljavca
Po tem aktu je upravljavec dolžan obdelovalcu določiti vsebino in trajanje obdelave osebnih podatkov, naravo in namen obdelave, vrste osebnih podatkov ter kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
Navodila upravljavca morajo biti dokumentirana, pri čemer so lahko dana v pisni obliki po navadni ali elektronski pošti, v primeru ustnih navodil pa obdelovalec zahteva še pisno potrditev po navadni ali elektronski pošti.
Obdelovalec ni odgovoren za zakonitost navodil, ki jih prejme od upravljavca za obdelavo osebnih podatkov posameznikov določenega upravljavca.
Zaupnost podatkov
Obdelovalec zagotavlja, da so osebe, ki so pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, zavezane k zaupnosti ali jih k zaupnosti zavezuje ustrezen zakon. Obdelovalec ima sprejet notranji Pravilnik o varstvu osebnih podatkov ter od vseh zaposlenih in zunanjih sodelavcev pridobi pisno zavezo k zaupnosti podatkov, seznanitev s pravilnikom ter ustreznimi varnostnimi ukrepi, ki jih obdelovalec izvaja, da zagotavlja ustrezno stopnjo varnosti podatkov.
Pravice posameznikov
Obdelovalec tehnično poskrbi, da po navodilu upravljavca in v zakonitem obsegu, zagotovi podporo in tehnične rešitve ter končne podatke, ki jih upravljavec potrebuje, ko posamezniki pri upravljavcu izvršujejo eno ali več pravic, ki jim jih določa zakonodaja: pravica do popravka, pravica do izbrisa, pravica do omejitve obdelave, pravica do prenosljivosti podatkov in pravica do ugovora.
Izbris ali prenos podatkov
Obdelovalec na podlagi predhodnega dokumentiranega navodila upravljavca izbriše ali vrne vse osebne podatke upravljavcu po zaključku storitve, ki jo za upravljavca izvaja ter uniči obstoječe kopije, razen v primerih, ko shranjevanje podatkov predpisuje zakonodaja.
Dostop do informacij
Obdelovalec zagotavlja upravljavcu vse informacije, potrebne za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti iz tega akta in zakonodaje, ter upravljavcu ali drugemu revizorju, ki ga pooblasti upravljavec, omogoči izvajanje revizij, tudi pregledov, in pri njih sodeluje.
VARNOST OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV
Varnost obdelave
Obdelovalec in upravljavec ob upoštevanju najnovejšega tehnološkega razvoja in stroškov izvajanja ter narave, obsega, okoliščin in namenov obdelave, pa tudi tveganj za pravice in svoboščine posameznikov, ki se razlikujejo po verjetnosti in resnosti, upravljavec in obdelovalec z izvajanjem ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov zagotovita ustrezno raven varnosti glede na tveganje, vključno med drugim z ukrepi, ki zajemajo:
- psevdonimizacijo in šifriranje osebnih podatkov,
- zmožnost zagotavljanja stalne zaupnosti in celovitosti, dostopnosti in odpornosti sistemov in storitev za obdelavo,
- zmožnost pravočasne povrnitve razpoložljivosti in dostopa do osebnih podatkov v primeru fizičnega ali tehničnega incidenta,
- postopke rednega testiranja, ocenjevanja in vrednotenja učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti obdelave.
Pri določanju ustrezne ravni varnosti se upoštevajo zlasti tveganja, ki jih pomeni obdelava, zlasti zaradi nenamernega ali nezakonitega uničenja, izgube, spremembe, nepooblaščenega razkritja ali dostopa do osebnih podatkov, ki so poslani, shranjeni ali kako drugače obdelani.
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov
Obdelovalec ni zavezan k imenovanju osebe, pooblaščene za varstvo osebnih podatkov, ker obdelave ne opravlja kot javni organ ali telo, prav tako v temeljni dejavnosti ne izvaja obdelave, pri kateri bi bilo potrebno zaradi njihove narave, obsega in/ali namenov posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, redno in sistematično obsežno spremljati ter temeljna dejavnost obdelovalca ne zajema
obsežne obdelave posebnih vrst osebnih podatkov.
Varnostni ukrepi
Obdelovalec zagotavlja ustrezne varnostne ukrepe pri obdelavi osebnih podatkov za zagotavljanje varstva osebnih podatkov. Varnostni ukrepi se redno spremljajo in posodabljajo skladno z razvojem tehnologije in zahtev zakonodaje.
Obdelovalec upravljavca obvešča o varnostnih ukrepih ter ustreznih tehničnih rešitvah v ločenem dokumentu, ki je sestavni del teh pogojev zasebnosti, ki urejajo pravna razmerja med upravljavcem in obdelovalcem in Pravilnika o varstvu osebnih podatkov, ki ureja pravna razmerja med obdelovalcem in zaposlenimi, ki obdelujejo osebne podatke posameznikov določenega upravljavca.
KONČNE DOLOČBE
Zavezujoča narava pravnih pogojev
- Pogoji zasebnosti veljajo za vse upravljavce, s katerimi ima obdelovalec urejen pravno-poslovni odnos s pogodbo ali pisno preko elektronske pošte in jih upravljavci potrdijo preko elektronske pošte ter se šteje, da je bil sprejet aneks k obstoječemu pravnemu razmerju oziroma s pisnim aneksom k
obstoječi pisni pogodbi, če upravljavec to zahteva. - Pogoji zasebnosti so zavezujoči za vse pravne posle, ki se sklepajo na njihovi podlagi.
- Pogoji zasebnosti so sestavni del naročila storitve s strani upravljavca.
- Upravljavec potrdi seznanitev in strinjanje s temi pogoji zasebnosti pred naročilom storitve (v pogodbi ali pisno preko elektronske komunikacije).
Spremembe pogojev zasebnosti
- Obdelovalec pogoje zasebnosti redno posodablja z zakonskimi spremembami.
- Obdelovalec upravljavca obvešča o spremembah pravočasno v pisni obliki z elektronskim sporočilom.
- Obdelovalec zagotavlja arhiv sprememb pogojev zasebnosti, ki je vsakemu upravljavcu dostopen s predhodno pisno zahtevo na kontaktni elektronski naslov obdelovalca.
Reševanje sporov
Obdelovalec in upravljavec se zavezujeta morebitna nesoglasja in spore reševati mirno in sporazumno. Kolikor sporazumna rešitev ne bo mogoča, je za reševanje spora pristojno sodišče v Republiki Sloveniji po sedežu obdelovalca.